Giới thiệu phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị

1. Thông tin liên hệ

– Địa chỉ: Tầng 1, Nhà Hiệu bộ, Trường Đại học Thủ đô Hà Nội, số 98 Dương Quảng Hàm, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

– Điện thoại: 042.38330865

– Email: tochuchanhchinhquantri@daihocthudo.edu.vn

– Trưởng phòng: ThS. Hoàng Thị Thu Phương

ĐỘI NGŨ VĂN PHÒNG
	ThS. Hoàng Thị Thu Phương Trưởng phòng
ThS. Nguyễn Thành công Phó trưởng phòng	ThS. Nguyễn Trí Dũng Phó trưởng phòng	ThS. Trần Công Thái Phó trưởng phòng

2. Thời gian thành lập

Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị trường được thành lập theo Quyết định số: 1601/QĐ-ĐHTĐHN ngày 03 tháng 11 năm 2024 của Hiệu trưởng trường Đại học Thủ đô Hà Nội.

3. Quá trình phát triển

Thực hiện Quyết định số 6419/QĐ-UBND ngày 26 tháng 11 năm 2015 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc xác định lại vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Thủ Đô Hà Nội. Văn phòng trường được thành lâp ngày 18 tháng 12 năm 2015 trên cơ sở tách ra từ Phòng Hành chính – Quản trị. Văn phòng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, góp phần xây dựng và phát triển trường Đại học Thủ đô Hà Nội.

4. Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng

Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý, tổ chức thực hiện các mặt công tác: Hành chính - Tổng hợp; Thi đua - khen thưởng; Pháp chế; Quản trị cơ sở vật chất - Vật tư, trang thiết bị; Bảo vệ.

Lĩnh vực hành chính - tổng hợp: Quản lý, tổ chức thực hiện công tác hành chính - văn thư lưu trữ, công tác kế hoạch - tổng hợp, công tác lễ tân - khánh tiết.

Lĩnh vực thi đua - khen thưởng: Thường trực và triển khai công tác Thi đua khen thưởng của Trường đảm bảo đúng quy định.

Lĩnh vực pháp chế: tham mưu, tư vấn cho Ban Giám hiệu về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, hoạt động của Trường Đại học Thủ đô Hà Nội; bảo đảm cho Nhà trường hoạt động tuân theo pháp luật và thực hiện nguyên tắc pháp chế

Lĩnh vực quản trị cơ sở vật chất - Vật tư, trang thiết bị: tham mưa giúp việc cho Ban giám hiệu về các công tác quản lý hạ tầng cơ sở của trường bao gồm đất đai, nhà cửa, giảng đường, lớp học, phòng làm việc, hội trường, vườn hoa cây cảnh, hệ thống giao thông nội bộ, hệ thống điện, nước, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống phòng cháy chữa cháy toàn trường. Phối hợp các đơn vị chức năng quản lý phòng thí nghiệm, xưởng thực hành, hệ thống căng tin - kiot. Lập kế hoạch và triển khai công tác mua sắm, quản lý trang thiết bị tại các giảng đường, lớp học, hội trường, phòng họp, phòng làm việc toàn trường.

Lĩnh vực bảo vệ:Tham mưu, giúp Ban giám hiệu thực hiện quản lý về công tác bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ an toàn về người và tài sản trong Trường.

Nhiệm vụ

1. Hành chính - Văn thư lưu trữ:

a) Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín, chứng từ, điện báo, fax từ các nơi gửi về Trường, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để giải quyết.

b) Kiểm tra, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình của các đơn vị và cá nhân trong trường cho các nơi ngoài trường và ngược lại. Chuyển fax, thư tín điện tử, đăng ký điện thoại đường dài đến các địa phương trong nước và nước ngoài theo yêu cầu của Lãnh đạo trường.

c) Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản do Ban giám hiệu ban hành. Theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

d) Quản lý sử dụng con dấu của Trường theo đúng quy định của Pháp luật và của Hiệu trưởng.

đ) Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản tài liệu theo đúng quy định của công tác Văn thư - lưu trữ.

e) Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại trường.

g) Phối hợp các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế làm việc cũng như các chủ trương công tác chung của trường.

h) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo trường giao

2. Kế hoạch - Tổng hợp

a) Là đầu mối và phối hợp với các Phòng, Ban, Đơn vị liên quan tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và kế hoạch chiến lược dài hạn của Nhà trường

b) Giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc theo dõi, giám sát và đánh giá việc triển khai kế hoạch hoạt động chung của các đơn vị và toàn trường.

c) Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc thẩm định, phê duyệt kế hoạch, các chương trình, dự án, hoạt động nằm trong khuôn khổ kế hoạch hoạt động chung của Trường.

d) Tổng hợp tư liệu, đề án, chỉ tiêu, chương trình, kế hoạch của các đơn vị trực thuộc; đề xuất, kiến nghị các biện pháp giúp Ban Giám hiệu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của Trường; đồng thời giúp Ban Giám hiệu theo dõi đôn đốc và điều hành việc thực hiện các chương trình kế hoạch đó.

đ) Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc, giúp Ban giám hiệu làm việc trong Hội nghị giao ban hàng tuần, tháng, quý, năm.

e) Tổ chức các Hội nghị phổ biến, triển khai chương trình công tác; Hội nghị chuyên đề theo định kỳ hoặc đột xuất; các Hội nghị sơ kết, tổng kết; báo cáo đột xuất cung cấp các số liệu thống kê, tổng hợp theo yêu cầu cấp trên.

g) Xây dựng Kế hoạch công tác năm, lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

h) Chủ trì, phối hợp tổ chức việc phát thanh, tuyên truyền về Trường trên mọi phương tiện; là đầu mối quan hệ với phóng viên báo chí và các phương tiện thông tin truyền thông khác. 

i) Chịu trách nhiệm quản lý phòng truyền thống; thu thập, bảo quản, lưu giữ các huân chương, cờ thưởng, tặng phẩm, vật kỷ niệm, tranh ảnh, tài liệu... và mọi hiện vật gắn liền với lịch sử; phục vụ công tác giáo dục truyền thống của Trường.

k) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo trường giao

3. Lễ tân - Khánh tiết

a) Quản lý cơ sở vật chất, được phép mua sắm một số văn phòng phẩm, tạp phẩm, vật tư trang thiết bị làm việc và đảm bảo yêu cầu vật chất phục vụ mọi hoạt động công tác của Ban Giám hiệu.

b) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị khác để đảm bảo các yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, các hội nghị, hội thảo, sơ kết, tổng kết, tập huấn, tiếp khách của Trường.

c) Chuẩn bị in ấn các loại công văn tài liệu văn kiện phục vụ cho công tác chung của trường.

d) Đón tiếp khác đến Trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

đ) Thực hiện công việc hiếu hỉ trong toàn trường theo quy định.

e) Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng xã giao với các cơ quan ngoài trường, các cơ quan cấp trên theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

g) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo trường giao.

4. Pháp chế

a) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng của Trường góp ý đối với dự thảo văn bản của Trường, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thảm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành các văn bản liên quan đến hoạt động của trường.

b) Chủ trì hoặc tham giam soạn thảo các quy định, quy chế, hợp đồng hợp tác theo sự phân công của Hiệu trưởng.

c) Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với dự thảo quy định, quy chế do các đơn vị khác soạn thảo trước khi trình Ban giám hiệu ký ban hành.

d) Chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với thoả thuận, hợp đồng hoặc tài liệu mang tính cam kết với các đối tác trước khi trình Ban giám hiệu ký.

đ) Định kỳ báo cáo Ban giám hiệu kết quả thẩm định hệ thống văn bản quản lý trong Trường và đề xuất phương án xử lý những văn bản quản lý chưa phù hợp.

e) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, nội quy, quy chế của Trường Đại học Thủ đô Hà Nội cho cán bộ viên chức và người lao động 

g) Giúp Ban giám hiệu theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Nhà trường

h) Báo cáo tình thực hiện công tác Pháp chế tại Trường cho Ban Giám hiệu theo quy định.

i) Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với việc xử lý các vi phạm trong trường

k) Giúp Ban giám hiệu những vấn đề pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Trường, của cán bộ viên chức, người lao động và người học.

l) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chức năng trong các vấn đề pháp lý liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của Trường; tham gia xử lý, đề xuất, kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả của các vi phạm pháp luật, quy định, quy chế theo sự phân công của Ban giám hiệu.

m) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo trường giao

5. Quản trị - Cơ sở vật chất, trang thiết bị

a) Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản công thuộc sự quản lý của Trường Đại học Thủ đô Hà Nội; quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng đất đai, vườn hoa, cây xanh, hàng rào, hệ thống giao thông, hệ thống cống rãnh thuộc phạm vi Nhà trường, phối kết hợp với các phòng, ban chức năng của Trường và chính quyền địa phương trong việc bảo vệ sự toàn vẹn địa giới thuộc Trường quản lý.

b) Quản lý toàn bộ hệ thống đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc thuộc quản lý của Nhà trường gồm: nhà làm việc, giảng đường, lớp học, hội trường, phòng khách, hệ thống kiot trong khuôn viên trường quản lý. Thực hiện bảo dưỡng, duy tu, sửa chữa các giảng đường, hội trường, lớp học, nhà xe, nhà làm việc trong khuôn viên trường.

c) Phối hợp Trung tâm dịch vụ tổng hợp, Trạm y tế đảm bảo công tác vệ sinh môi trường trong các khu vực học tập, nơi làm việc, toàn bộ khuôn viên trường.

d) Quản lý, cải tạo, sửa chữa bảo dưỡng toàn bộ hệ thống hạ tầng cơ sở bao gồm cấp thoát nước, đường nội bộ, cầu, cống, vật kiến trúc trong khuôn viên trường. Quy hoạch và thực hiện công tác trồng và chăm sóc, cắt tỉa cây xanh, hoa, cây cảnh, đảm bảo cảnh quan xanh, sạch, đẹp. Lập Kế hoạch cải tạo, sửa chữa, chống xuống cấp cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy, học tập toàn trường. Chủ trì và phối hợp các đơn vị chức năng nghiệm thu các công trình xây dựng mới, công trình sửa chữa, cải tạo, nhận bàn giao và có kế hoạch đưa công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.

đ) Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, quản lý vật tư, văn phòng phẩm, tạp phẩm, tài sản thông dụng, các trang thiết bị văn phòng (không phải chủng loại mua sắm tập trung) phục vụ công tác, học tập của cán bộ, viên chức và học sinh sinh viên trong toàn trường. Chịu trách nhiệm sửa chữa các tài sản thuộc phòng quản lý.

e) Xây dựng kế hoạch và lập dự toán hàng năm cho việc sửa chữa, tu bổ hệ thống điện nước, phòng cháy chữa cháy toàn trường. Chủ động nghiên cứu, đề xuất các biện pháp quản lý nhằm tiết kiệm và chống thất thoát, lãng phí điện nước. Phối hợp các đơn vị liên quan tổ chức triển khai công tác phòng chống lụt bão, phòng cháy chữa cháy toàn trường. Tổ chức đấu thầu mua sắm, xây dựng, sửa chữa những hạng mục và danh mục thuộc lĩnh vực được giao.

g) Quản lý điều hành phương tiện giao thông vận tải. Đảm bảo phương tiện phục vụ công tác của Ban giám hiệu và các đoàn công tác tập thể. Tổ chức xe đưa đón học sinh sinh viên theo chỉ đạo chung của Nhà trường.

h) Là đầu mối tiếp nhận, quản lý và đề xuất việc phân phối các trang thiết bị thuộc diện mua sắm tập trung theo đúng quy định hiện hành. Đảm bảo việc sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị phục vụ giảng dạy học tập trong các giảng đường, hội trường, phòng học, phòng làm việc, phòng họp, các công trình công cộng. Tổ chức thu hồi, điều chuyển và thanh lý nhưng máy móc thiết bị hư hỏng, không phù hợp hoặc không còn khả năng sử dụng.

i) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo trường giao.

6. Bảo vệ

- Xây dựng, trình Ban giám hiệu phê duyệt nội quy, quy chế và phương án thực hiện công tác bảo vệ an ninh, trật tự, bảo vệ người và tài sản trong phạm vi khuôn viên Trường quản lý. Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện nội quy, kịp thời xử lý những việc làm trái với quy định chung của Trường.

- Tổ chức tuần tra, canh gác 24/24 giờ bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn trong Trường. Phối hợp với cơ quan chức năng xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, nội quy của Trường và các tai nạn rủi ro xảy ra trong khuôn viên Trường. Bắt giữ và lập biên bản những người phạm pháp quả tang, đối tượng có lệnh truy nã bàn giao cho công an phường xử lý.

- Chủ động phối hợp với công an phường sở tại, chính quyền địa phương và các đơn vị liên quan trong các hoạt động giữ gìn trật tự, trị an, an toàn xã hội trong địa bàn Trường.

- Thường trực các cổng trường. Theo dõi, hướng dẫn khách đến Trường liên hệ công tác, ngăn chặn kịp thời những trường hợp vào Trường gây mất trật tự công cộng.

- Chủ động phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Trường làm tốt công tác bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn trong các ngày lễ, kỷ niệm, hội nghị, các kỳ thi trong phạm vi Trường.

- Tham gia phối hợp với công an tổ chức kiểm tra theo định kỳ và đột xuất nhân khẩu thường trú, tạm trú trong ký túc xá sinh viên.

- Kiểm tra đôn đốc sinh viên chấp hành quy định, nội quy của Trường; đấu tranh chống hiện tượng tiêu cực, vi phạm pháp luật của sinh viên, học viên.

- Phối hợp Trung tâm dịch vụ tổng hợp Kiểm tra hoạt động trông giữ xe ô tô của cán bộ, giảng viên và những người có nhu cầu theo quy định của Trường; 

- Là thường trực các ban: Phòng cháy, chữa cháy; Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan triển khai thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy,  phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

7. Thi đua - Khen thưởng

- Là đầu mối triển khai các Văn bản, hướng dẫn về công tác Thi đua – Khen thưởng.

- Tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn các đơn vị, cá nhân có thành tích làm hồ sơ, thủ tục về khen thưởng, thi đua theo định kỳ và đột xuất. 

- Xây dựng các báo cáo về công tác thi đua khen thưởng theo quy định

- Đôn đốc nhắc nhở các đơn vị triển khai thực hiện công tác thi đua khen thưởng.

- Lập và quản lý hồ sơ, sổ thi đua khen thưởng của Trường.